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Struktur der Schulverwaltung
(Benefeld, 20. Okktober 2006)
Inhaltsverzeichnis
1 Vorbemerkungen 3
2 Die Schulstruktur 4
2.1 Organe der Schule 4
2.2 Die Mitgliederversammlung 5
2.3 Der Vorstand 5
2.3.1 Der gewählte Vorstand 5
2.3.2 Der Beirat 5
2.4 Die Gesamtkonferenz 5
2.5 Das Schulführungsgremium 6
2.5.1 Wahl des Schulführungsgremiums 6
2.5.1.1 Wahlverfahren mit Findungsgruppe 6
2.5.1.2 Wahlverfahren ohne Findungsgruppe 7
2.5.1.3 Abwahl der Bereichsleiter 7
2.5.2 Anregung zur Bereichsgliederung 7
2.5.2.1 Pädagogische Entwicklung 7
2.5.2.2 Pädagogische Organisation 8
2.5.2.3 Gemeinschaft 8
2.5.2.4 Innovation /Qualitätsmanagement 9
2.5.2.5 Arbeit/Recht/Verwaltung 9
2.5.3 Führung und Entscheidung 9
2.5.3.1 Regularien in der Schulführung 9
2.5.3.2 Delegation von Aufgaben und Entscheidungen 10
2.6 Die Lehrerkonferenz 11
1 Vorbemerkungen
Dieses Dokument steht im Zusammenhang mit der Organisationsentwicklung an der Freien Waldorfschule Benefeld. Als Modell zur Bewertung der Rahmenbedingungen und für die Einschätzung der aktuellen Situation wird die so genannte "Jacobsleiter" verwendet. In ihr werden die folgenden Aspekte der Organisation betrachtet:
- Leitbild
- Grundsätze
- Strategische Ziele
- Menschen / Gemeinschaft
- Strukturen
- Prozesse
- Mittel
Dieses Dokument beschreibt den Bereich der Strukturen.
2 Die Schulstruktur
2.1 Organe der Schule
Die Organisation der Schule besteht aus den folgenden Organen:
- der Mitgliederversammlung,
- dem Vorstand,
- der Gesamtkonferenz,
- dem Schulführungsgremium.
- Der Lehrerkonferenz
Die Schulstruktur der Freien Waldorfschule Benefeld
2.2 Die Mitgliederversammlung
Die Mitgliederversammlung stellt das höchste Organ der Schule dar. Die Aufgaben der Mitgliederversammlung sind in der Satzung und dem BGB geregelt und bedürfen hier keiner weiteren Erläuterung.
2.3 Der Vorstand
Der Vorstand der Freien Waldorfschule Benefeld setzt sich zusammen aus:
- dem Vorstand (auch gewählter Vorstand)
- dem Beirat (auch kooptierter Vorstand)
2.3.1 Der gewählte Vorstand
Der Vorstand wird von der Mitgliederversammlung gewählt.
Gemäß Satzung und Gesetz obliegt ihm die gerichtliche und außergerichtliche Vertretung des Schulvereins und somit der Schule. Der Vorstand kann gemäß Vereinssatzung einen Geschäftsführer bestellen und diesem die erforderlichen Vollmachten erteilen. Der Vorstand gibt sich einen Geschäftsverteilungsplan.
Die weiteren Rechte und Pflichten des Vorstands ergeben sich aus der Vereinssatzung und dem BGB und bedürfen hier keiner weiteren Erläuterung.
Der Vorstand wird einer Person seines Vertrauens die zur allgemeinen Schulführung erforderlichen Vollmachten erteilen und diese Person innerhalb des Schulführungsgremiums gemäß der Vereinssatzung zum Geschäftsführer ernennen. Findet sich keine Person des Vertrauens, so ist der gemäß § 26 BGB vertretungsberechtigte Vorstand aufgefordert, ein Vorstandsmitglied zu den Schulführungskonferenzen zu entsenden, welches für die zu behandelnden Tagesordnungspunkte gemäß Geschäftsverteilungsplan des Vorstandes zuständig ist.
2.3.2 Der Beirat
Der Beirat (auch Kooptierter Vorstand) wird vom Vorstand auf Grundlage einer Vorschlagsliste der Mitgliederversammlung eingesetzt. Zusammensetzung und das Verfahren zur Einsetzung des Beirats sind in der Satzung geregelt.
Der Beirat unterstützt den Vorstand bei der Durchführung seiner Arbeit.
2.4 Die Gesamtkonferenz
Die Gesamtkonferenz wird gebildet aus:
- den angestellten Mitgliedern des Lehrerkollegiums und den anderen pädagogischen Mitarbeitern,
- pro Klasse maximal zwei von den Klasseneltern gewählten Elternvertretern,
- bis zu zehn entsandten Schülervertretern.
Vertreter des Vorstandes und der Schulführung sind jederzeit als stimmrechtslose Mitglieder, sofern sie nicht aufgrund eines anderen Umstandes zur Stimmabgabe berechtigt sind, teilnahmeberechtigt. Die Organisation und die Sitzungsleitung obliegt je einem Vertreter der Eltern und des Kollegiums. Das Gremium sollte mindestens einmal monatlich während der Schulzeit tagen. Die Einladungen zu den Sitzungen und die Tagesordnung werden den Mitgliedern rechtzeitig zugesandt.
Die Aufgaben dieses Gremiums sind vielfältig.
Die Gesamtkonferenz wählt die Bereichsleiter (das Schulführungsgremium). Sie kann dazu eine Findungsgruppe bestimmen. Wahlberechtigt sind alle anwesenden Kollegiums- und Elternvertreter.
Das Gremium hat als einzige Entscheidungsbefugnis die Bestellung der Bereichkoordinatoren und dient vornehmlich als großes Meinungsbildungsforum für die Prozessverantwortlichen. Diese können bei Bedarf die Gesamtkonferenz um ein Meinungsbild bitten. Vor Entscheidungen von größerer Bedeutung soll dieses getrennt nach Lehrer-, Eltern- und Schülergruppe eingeholt werden. Die Gesamtkonferenz wird ihnen nach ausreichender Diskussion in einem angemessenen Zeitrahmen, spätestens nach zwei Sitzungen, das gewünschte Meinungsbild zur Verfügung stellen oder die Anfrage mit Begründung zurückweisen.
2.5 Das Schulführungsgremium
Die Schulführung obliegt einem Gremium aus fünf Personen. Jeder Person wird ein Verantwortungsbereich zugeordnet. Die Verantwortungsbereiche sind sachlich zu gliedern.
Zu Beginn werden die folgenden fünf Bereiche gebildet, eine Änderung dieser Gliederung ist durch einen einstimmigen Beschluss aller Mitglieder des Schulführungsgremiums möglich.
- Pädagogische Entwicklung
- Pädagogische Organisation
- Gemeinschaft
- Innovation und Qualitätsmanagement
- Arbeit / Recht / Verwaltung
Dies soll dem Aufbau von Kompetenz für die verschiedenen Sachbereiche stärken und klare Zuständigkeiten herstellen.
Aufgrund der tragenden Rolle der Personen sind persönliche und fachliche Kompetenzen sowie eine möglichst weitgehende Akzeptanz der Personen notwendig. Die AG Orga wird ein Kompetenzprofil für die Positionen erarbeiten, welches als Empfehlung zur Auswahl geeigneter Personen anzusehen wäre.
2.5.1 Wahl des Schulführungsgremiums
Der Bereichsleiter für den Bereich Arbeit / Recht / Verwaltung wird wie oben (Abs. 5.3 oben vom Vorstand bestimmt, die anderen Mitglieder werden:
- entweder von einer Findungsgruppe vorgeschlagen und von der Gesamtkonferenz bestätigt.
- oder von den Elternvertretern und den Lehrern in der Gesamtkonferenz gewählt
Die Gesamtkonferenz entscheidet jeweils rechtzeitig vor der Neuwahl, welches Verfahren verwendet werden soll.
Die Bereichsleiter werden für die Dauer von 2 Jahren gewählt.
2.5.1.1 Wahlverfahren mit Findungsgruppe
Sofern die Gesamtkonferenz entscheidet, für die Wahl der Bereichsleiter eine Findungsgruppe einzusetzen, wird die Einsetzung der Bereichsleiter in folgenden Schritten durchgeführt.
- Einsetzung einer Findungsgruppe durch die Gesamtkonferenz
- die Findungsgruppe erarbeitet einen Vorschlag für die Zusammensetzung des Schulführungsgremiums
- Bestätigung des Vorschlags der Findungsgruppe durch die Gesamtkonferenz
2.5.1.2 Wahlverfahren ohne Findungsgruppe
Sofern die Gesamtkonferenz sich entscheidet, für die Wahl der Bereichsleiter keine Findungsgruppe einzusetzen, wird nach dem folgenden Modus gewählt:
- Bildung einer offenen Kandidatenliste, d.h. jeder kann sich selbst oder auf Vorschlag Dritter bewerben,
- Vorstellung der Bewerber durch eine persönliche Präsentation,
- 1. Wahlgang - Sollte ein Kandidat mindestens 2/3 der in geheimer Wahl abgegebenen gültigen Stimmen erhalten, so ist er gewählt.
- 2. Wahlgang - Sollte im l. Wahlgang kein Kandidat gewählt worden sein, so wird im zweiten Wahlgang zwischen den beiden Kandidaten mit den höchsten Anteilen an gültigen Stimmen eine geheime Stichwahl stattfinden. Sollte ein Kandidat mindestens 2/3 der abgegebenen gültigen Stimmen erhalten, so ist er gewählt. Verzichtet ein Kandidat auf die Stichwahl so rückt der Bewerber mit der nächsthöheren Stimmenzahl aus dem l. Wahlgang nach. Gab es nur zwei Bewerber, so entfällt der 2. Wahlgang.
- 3. Wahlgang - Sollte im 2. Wahlgang kein Kandidat gewählt worden sein, so wird im 3. Wahlgang der Kandidat mit der einfachen Mehrheit der in geheimer Wahl abgegebenen gültigen Stimmen gewählt.
- Gab es nur einen Kandidaten oder haben die anderen Kandidaten ihre Bewerbung zurückgezogen, so wird in einem geheimen Wahlgang über Zustimmung oder Nicht-Zustimmung entschieden, nur ein Kandidat der eine Mehrheit der abgegebenen und gültigen Stimmen erhält gilt als gewählt.
Dieser aufwendige Wahlmodus soll eine möglichst hohe Akzeptanz der gewählten Personen sicherstellen. Um persönliche Verletzungen weitestgehend zu vermeiden, werden in allen Wahlgängen geheime Wahlen stattfinden. Zur Sicherstellung der Funktion aller Teilbereiche kann der Vorstand im Notfall in Rücksprache mit dem Lehrerkollegium kraft seiner Personalverantwortung einem Mitarbeiter der Schule die Wahrnehmung der Aufgaben übertragen.
2.5.1.3 Abwahl der Bereichsleiter
Auf schriftlichen Antrag von wenigstens 1/5 der wahlberechtigten Mitglieder der Gesamtkonferenz kann ein Bereichsleiter mit den Stimmen von wenigstens 2/3 der wahlberechtigten Mitglieder der Gesamtkonferenz abgewählt werden.
2.5.2 Anregung zur Bereichsgliederung
Die jeweiligen Bereichsleitungen sollen die größtmöglichste Freiheit zur eigenen Gestaltung "ihrer" Bereiche bekommen. Eine vollständige Festlegung der einzelnen Bereichsstrukturen sollten diejenigen vornehmen, die diese auch später verantworten müssen. Aus diesem Grunde sind alle nachfolgend dargestellten Beschreibungen der Unterbereichszuschnitte nur als Vorschlag und zur Illustration gedacht. Nach der Wahl der Bereichsleitungen wird es eine ihrer ersten Aufgaben sein, ihre Bereiche selbst zu gliedern und sich eine Geschäftsordnung zu geben.
2.5.2.1 Pädagogische Entwicklung
Hier steht das Kind mit seinen pädagogischen Themen im Mittelpunkt. Es müssen Formen gefunden werden, die eine kontinuierlich fruchtbare Zusammenarbeit an allen pädagogischen Themen gewährleisten. Im Zentrum sollte hier die lebendige Arbeit an der Menschenkunde stehen. Das stetige Hinterfragen der Arbeitsweisen und die mögliche Weiterentwicklung von Methoden und Inhalten ist hier das Tagesgeschäft. Die Verantwortlichen sollen sich bemühen ein Klima und Strukturen zu schaffen, die einen fruchtbaren, vorbehaltlosen Austausch über alle pädagogischen Fragen möglich machen. Die Arbeit an den Fragen stellt auch immer ein direkte Weiterbildung in der anthroposophischen Arbeitsweise dar.
Mögliche Zuordnungen sind:
- Pädagogische Konferenz
- Klassenkonferenzen
- Methoden und Inhalte
- Kinderbesprechungen
- Pädagogische Beratung (Eltern)
- Schülerbetreuung
- Pädagogischer Kontakt zu anderen Schulen
- Arbeit an der Menschenkunde
- Aufnahme von Schülern
2.5.2.2 Pädagogische Organisation
Hier findet alles technische statt. Alles was zu organisieren ist und die Pädagogik betrifft. Dieser Bereich wird erfahrungsgemäss am engsten mit dem Bereich Pädagogische Entwicklung zusammenarbeiten müssen. Er ist jedoch bewusst davon getrennt, damit die technischen Fragen nicht die nötigen Pädagogischen Entwicklungsfragen überlagern, wie es häufig zu beobachten ist. Dieser Bereich wird von einem einzelnen Koordinator verantwortet, damit es keine Reibungsverluste gibt und Entscheidungen schnell gefällt werden können.
Mögliche Zuordnungen sind:
- Raumbedarf
- Schulbehörde (Abschlüsse)
- Haus, Hof, Bau
- Veranstaltungen, Feste
- Stundenpläne
- Vertretungen
- Deputate
2.5.2.3 Gemeinschaft
Hier findet alles statt, was mit dem Zusammenarbeiten der Erwachsenen zu tun hat. Es ist Aufgabe dieses Teams dafür Sorge zu tragen, dass die Qualität der Kommunikation und das menschliche Klima einem offenen, konstruktiven Austausch dienen. Ein besonderer Unterbereich stellt hier der gesamte Personalbereich dar. Dieser soll über alle Personalentwicklungs-, -führungs-, -einstellungs- und -entlassungs-Fragen entscheiden können. Dieser Bereich gehört rechtlich zu den Aufgaben des geschäftsführenden Vorstandes. Aus diesem Grunde ist eine Erteilung der Vollmacht zur Personalführung seitens des Vorstandes notwendig. Diese kann rechtlich ohne eine entsprechende Satzungsänderung gemäß § 26 Abs. 2 BGB nicht verlangt werden und kann daher nur in vertrauensvoller Absprache mit dem Vorstand erteilt werden.
Mögliche Zuordnungen sind:
- Super-, Intervision, Konfliktmanagement
- Schülerselbstverwaltung
- Personalentwicklung, -fiihrung, -einstellung, -entlassung
2.5.2.4 Innovation /Qualitätsmanagement
Dieser Bereich schaut in zwei Richtungen. Einmal blickt er beständig nach vorne und bringt alle neuen Ideen in die entsprechenden Bereiche ein. Er ist somit dafür verantwortlich, dass alle eingebrachten Ideen tatsächlich bearbeitet werden und es einen Rücklauf zu dem Menschen gibt der diese eingebracht hat. Zum anderen trägt er Sorge, dass die beschlossenen Leitlinien eingehalten und umgesetzt werden. Hierfür wird er entweder von anderen Bereichen dazugebeten um Verbesserungsvorschläge zu erarbeiten oder er ist selbständig tätig in der Beobachtung der verabredeten Wege und Strukturen. Diese bereichsübergreifende Rolle macht es auch sinnvoll, ihm die Verantwortung für den Informationsfluss in und aus allen Gremien zuzuordnen.
Mögliche Zuordnungen sind:
- Neue Projekte
- Leitbild, Leitlinie (Umsetzung und Fortschreibung)
- Informationsfluss
- Öffentlichkeitsarbeit Marketing
- Erstkontakte
- Sponsoring
2.5.2.5 Arbeit/Recht/Verwaltung
Dies ist der klassische Bereich der Geschäftsführung. Der Bereichskoordinator wird vom Vorstand bestellt. Er muss alle nötigen Vollmachten erhalten um das finanzielle Tagesgeschäft selbständig führen zu können. Er ist direkt dem Vorstand verantwortlich, (vgl. Abs. 5.3)
Mögliche Zuordnungen sind:
- Finanzen, Budgetierung
- Kontakt zu Behörden
- Schülerverwaltung
- Personalverwaltung
- Kontakt zum Vorstand
- Sekretariat
- Ermäßigungsgespräche
- Bund der WS, LAG
2.5.3 Führung und Entscheidung
Jedes Gremium gibt sich eigene, ihm angemessen erscheinende Regularien zur Entscheidungsfindung und ggf. zur Abstimmung, soweit diese Leitlinien nichts anderes bestimmen.
2.5.3.1 Regularien in der Schulführung
Da das Schulführungsgrernium selber ein neues Organ der Schule ist, werden die Regularien teilweise in diesen Leitlinien geregelt. Entscheidungen die den Bereich betreffen, sollen von den hierfür verantwortlichen Bereichsleitungen getroffen werden. Die Regeln zur Entscheidungsfindung soll sich das Gremium selbst geben.
Als Entscheidungsmodus innerhalb dieses Gremiums gilt, dass Anträge mit höchstens einer Gegenstimme, bei ordnungsgemäß einberufener Versammlung, als angenommen gelten. Das Schulführungsgremium kann sich für die laufende Wahlperiode einen anderen, schriftlich zu fixierenden, Entscheidungsmodus geben, dieser darf aber keinesfalls eine Einstimmigkeit des Gremiums vorsehen. Solange sich das Schulführungsgremium keinen anderen Entscheidungsmodus gibt, werden alle Entscheidungen auf dieser Ebene gemeinschaftlich gefällt Dieser Modus soll ausdrücklich nur für eine Übergangszeit gelten.
Die Qualität der Umsetzung von Entscheidungen wird maßgeblich davon geprägt sein, ob im Vorfeld eine nachvollziehbare, konstruktive Meinungsbildung stattgefunden hat und diese bei der Entscheidung beachtet wurde. Jede Bereichsleitung muss im ständigen Austausch mit der Gemeinschaft stehen und über eine jeweils geeignete Meinungsbildungsphase den Willen der Gemeinschaft in konkrete Maßnahmen umsetzen. Bis auf Weiteres wird sich das Schulführangsgremium mindestens einmal wöchentlich während der Schulzeit treffen und bei Bedarf auch in den Ferienzeiten.
2.5.3.2 Delegation von Aufgaben und Entscheidungen
Die Bereichsleiter können die zugehörigen Aufgaben mitsamt der zugehörigen und definierten Entscheidungsbefugnis an Gruppen oder Einzelpersonen delegieren. Bei der selbstständigen Strukturierung der Unterbereiche und nötigen Arbeitsgruppen soll der Bereichsleitung größtmögliche Freiheit gelassen werden. Auch die Anzahl und Struktur der zu schaffenden Arbeitskreise sowie die Einrichtung der nötigen Konferenzen liegt in ihrer Verantwortung. So müssen sie bedenken ob ein Team oder eine Einzelperson für die Aufgabe geeignet ist.
Wie viel Verantwortung und Entscheidungsbefugnis jeweils an einen zugeordneten Arbeitskreis vergeben wird, liegt im Ermessen des Bereichsteams und richtet sich nach der jeweils nötigen Autonomie des zugeordneten Kreises. Auch bei der Delegation von Entscheidungsbefugnis bleibt die Gesamtverantwortung der Bereichsleitung erhalten. Aus diesem Grunde muss sie ständig über alle Unterbereichsergebnisse informiert sein.
Die Bereichsleitung muss Wege finden, die jeweiligen Arbeitsgruppen kompetent und ausgeglichen zu besetzen. Sie kann dies entweder selber tun oder die Gemeinschaft auch für Unterbereiche um ihre Wahlbeteiligung bitten.
Jede Arbeitsgruppe oder jedes Team erhält einen schriftlich zu fixierenden Auftrag, der zudem klarstellt, an wen und wie berichtet wird und welche Kompetenzen übertragen wurden. Dieser Auftrag wird schulintern veröffentlicht.
2.6 Die Lehrerkonferenz
Die Lehrerkonferenz ist ein Gremium, wo die Lehrer ihre Anliegen diskutieren und vorbereiten können. Sie gliedert sich in drei Konferenzen:
- die Pädagogische Konferenz (allgemeine pädagogische Themen)
- die Technische Konferenz (pädagogisch-organisatorische Themen)
- die Besprechungskonferenz (alle anderen schulgestaltungs- relevanten Themen)
Sie versteht sich als Erkenntnisorgan auf der Grundlage der anthroposophischen Menschenkunde und des anthroposophischen Gemeinschaftsgedanken. Auf diesem Hintergrund soll sie den Bereichsleitern bei der Entscheidungsfindung helfen und einer vertiefenden Vorbereitung der Gesamtkonferenz dienen.
Durch die Lehrerkonferenz soll ein sinnvoller und ökonomischer Informationsfluss aus den einzelnen Bereichen in die Lehrerschaft und damit ein Bewusstsein jedes einzelnen Kollegen für den Gesamtorganismus ermöglicht werden. Mindestens die jeweils zuständigen Bereichskoordinatoren sollen an diesen Konferenzen teilnehmen, um die Ergebnisse zur Entscheidung in das Schulführungsgremium zu tragen oder zur weiteren Meinungsbildung in die Gesamtkonferenz.
Die Besprechungskonferenz ist Teil der Lehrerkonferenz und wird in deren Gesamtrahmen von der Konferenzleitung einberufen. Der Bedarf wird von der Konferenzleitung bzw. von mindestens 6 Kollegen festgestellt. Ihr jeweiliger Anteil an der Lehrerkonferenz wird von der Konferenzleitung festgelegt. Für Kollegen, die sich noch in der Probezeit befinden, ist die Teilnahme freiwillig.
AG Orga. Konzept Stand 28.04.03 Seite 2 von 10 Freie Waldorfschule Benefeld
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